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TERMINAL PORTATIL

Lea, capture y almacene datos en el lugar donde ocurren los eventos.

Las terminales portatiles son una herramienta muy util cuando se captura informacion de campo; es decir, cuando se esta alejado de una conexion electrica, o se esta en movimiento, o hace falta una computadora. Estas terminales permiten el recolectar informacion y despues transferirla a una computadora para su procesamiento posterior.

Beneficios:

Los beneficios son amplios y variados:

  • La informacion solo se captura una sola vez. No hace falta recapturar o transcribir de formatos llenados a mano.
  • Se recoleta en el sitio donde se lleva a cabo la operacion. Asi elimina las dudas de la validez de la informacion. El usuario no tiene que regresar al sitio de la captura para validar la informacion.
  • Se captura informacion completa de acuerdo a un formato de captura previamente diseñado. A diferencia de las encuestas de papel donde muchas veces falta informacion o la informacion capturada es ilegible o incompleta.
  • Elimina el proceso de cargar papeles y despues acomodarlos y capturarlos. Esto reduce el tiempo y los recursos necesarios para levantar informacion.
  • La informacion es mas confiable ya que la intervencion humana se reduce.
  • Se libera al usuario de la tarea de escribir lo que lo enfoca mas a la atencion del cliente.
  • Su bajo costo permite que se pueda utilizar en muchos ambientes, como flotillas de reparto.
  • Tienen lector de codigo de barras integrado lo que permite la lectura de informacion de codigos de barra de una forma muy rapida y segura.
  • Su tamaño es pequeño lo que permite llevarlas a todos lados. Hoy las terminales son tan pequeñas que pueden llevarse en un llavero (TPC7020C) y tan versatiles como un telefono celular (TPC7030, TPC7040)

Funcionamiento:

Las terminales portatiles son en si una computadora pequeña que se encuentra englobada con la minima cantidad de memoria, teclas y baterias para poder poder recolectar datos. La vida util de las baterias dura aprox. 5 horas de uso continuo. Despues se deberan de recargar nuevamente.

Las terminales portatiles tienen un programa (software) que guia al usuario sobre los datos que debe capturar. La programacion se realiza en C, BASIC o en lenguajes propios de la terminal. Existen los llamados generadores de aplicaciones que permiten que una persona normal pueda programar la terminal sin tener que conocer los detalles internos del lenguaje de programacion; con estos generadores de aplicaciones por lo general es bastante sencillo programarlas. Para las personas que carecen de conocimientos de informatica es posible dejar que su proveedor le programe la terminal a sus necesidades.

La soluciones mas exitosas son aquellas en las que se deja que la terminal realice la captura de datos exclusivamente. Muchas terminales tienen un programa incluido que permite capturar 5 a 10 campos por registro.

Por ejemplo para un Levantamiento de Inventario en una tienda de abarrotes, solo se requieren dos campos

  • Numero de parte - 7501234512343
  • Cantidad - 543

Para una agencia de Renta de Automoviles:

  • Numero de contrato - 022597
  • Numero de automovil - 6974
  • Placas - 2ST3459
  • Kilometraje - 5932
  • Tanque de gasolina - 0.75
  • Detalles cantidad - 1

Para una Encuesta Electoral:

  • Presidente Nacion - (1-PAN, 2-PRI, 3-PRD, 4-Verde, 5-Convergencia, 6-Otro)
  • Diputado Federal - (1-PAN, 2-PRI, 3-PRD, 4-Verde, 5-Convergencia, 6-Otro)
  • Senado Federal - (1-PAN, 2-PRI, 3-PRD, 4-Verde, 5-Convergencia, 6-Otro)
  • Gobernador - (1-PAN, 2-PRI, 3-PRD, 4-Verde, 5-Convergencia, 6-Otro)
  • Diputado Estatal - (1-PAN, 2-PRI, 3-PRD, 4-Verde, 5-Convergencia, 6-Otro)
  • Presidente Municipal- (1-PAN, 2-PRI, 3-PRD, 4-Verde, 5-Convergencia, 6-Otro)

Y por ultimo un Estudio de Mercado, pensamos en una encuesta la cual se tiene una hoja con las pregustas escritas y las respuestas identificadas con codigos de barra. El encuestador lee el numero de ticket, o credencial del usuario y empieza la recoleccion.

  • Numero de la encuesta - 158975
  • Pregunta 1 - Codigo del producto - 7501234512343
  • Pregunta 2 - ¿Porque compro el producto? (1-Necesidad, 2-Envoltura, 3-Precio, 4-Servicio, 5-Garantia, 6-Calidad, 7-Recomendacion, 8-Ya lo habia comprado, 9-Otro).
  • Pregunta 3 - Le gusto la envoltura - (1-Mucho, 2-Bien, 3-Normal, 4-Poco, 5-Muy mala).
  • Pregunta 4 - Para un uso, el volumen en el envase es (1-Mucho, 2-Adecuado, 3-Poco, 4-No se)
  • Pregunta 5 - El aroma es (1-Excelente, 2-Adecuado, 3-Me da igual, 4-Huele mal, 5-Apesta)
  • Pregunta 6 - Sabor (1-Acido, 2-Cremoso, 3-Agradable, 4-Crujiente, 5-Sin comentarios)
  • Pregunta 7 - La oferta de introduccion - (1-Oportuna, 2-Fuera de temporada, 3-Se estan deshaciendo del producto).
  • Pregunta 8 - Como se entero de este producto (1-Revistas, 2-Periodico, 3-Television, 4-Radio, 5-Demostradora, 6-Conocido, 7-Evento,
  • Pregunta 9 - Que le parecio el precio (1-Alto, 2- Correcto, 3- Bajo, 5 - No se)
  • Pregunta 10 - Volveria a comprar el producto? (1- Si , 2 - No)

Como puede observar la cantidad de informacion es importante y se puede vaciar de una manera rapida y eficiente.

Los errores tipicos de diseño se presentan cuando los usuarios desean que la terminal realice todo tipo de capturas, cargado de tablas, busquedas, referencias, calculos y validaciones con programas muy complejos; de la misma manera que lo haria su computadora personal portatil. Existen en el mercado terminales portatiles con grandes cantidades de memoria y pantallas sensibles al tacto. La realidad es que los programas sencillos son los que mejor funcionan.

Al diseñar un programa hay que considerar quien sera el usuario que realizara la captura y que grado de escolaridad tendra - un obrero, un chofer, un repartidor, un supervisor, un gerente.....

Tipos de Captura - Batch o en Linea

En general existen dos grandes tipos de captura de datos. Una es la captura en batch en la cual se capturan todos los datos y despues se descargan en una computadora. Este tipo de captura es rapida pero la actualizacion de los datos solo realizara hasta que sea descargada la terminal portatil.

La segunda es en linea, en la que todos los datos, conforme son capturados, se registran directamente en el computador; eliminando la descarga de los mismos. El proceso requiere de mas aditamentos como son puntos de acceso, terminales mas costosas y un rango relativamente corto de cobertura (aprox. 50mts).

La diferencia principal de estas dos tecnologias radica en el precio; siendo la captura en batch mas economica. Aunque los beneficios de la captura en linea son mucho mayores si usted puede pagarlo.

Es importante mencionar que el uso de uno u otra tecnologia dependera de la necesidad de tener informacion oportuna en el sistema de computo. Por ejemplo un centro de distribucion que requiere tener informacion al instante, sin importar el costo. Ellos deberan tener un sistema en linea.

De igual forma una empresa que se dedique a levantar encuestas para realizar estudios de mercado requiere tener una plantilla de encuestadores localizados en varios puntos de la ciudad y buscara tener equipos economicos. La recoleccion de los datos es la parte importante, el tenerlos en el computador puede esperar hasta el final del dia.

 

Caracteristicas

  • Tamaño pequeño - cabe en la palma de la mano.
  • Poco peso - casi como el de un telefono celular.

 

Aplicaciones:

  • Venta en ruta. Flotillas de Reparto.
  • Control de inventarios.
  • Estudios de mercado.
  • Toma de lectura en medidores (luz, agua).
  • Levantamineto de pedidos.
  • Control de medicamentos en hospitales.
  • Control de rondines de vigilancia.
  • Agencias de renta de automoviles.
  • Encuestas electorales.
  • Servicios de paqueteria y mensajeria.

Antes de Comprar:

Antes de comprar el equipo verifique que esta respaldado por profesionales que conozcan el negocio y que lleven varios años en el mercado. Es interesante ver como algunos clientes acuden a nuestras oficinas despues de haber comprado un equipo muy costo y que nadie les puede ayudar a ponerlos en funcionamiento. De igual hay personas que hacen comprar al cliente equipos que no necesitan.

Despues verifique que el equipo cumplira con lo que se espera de el. Primero, en una hoja describa las necesidades de su operacion que desee capturar con la terminal portatil; analice que pasos se pueden simplificar para mantener un sistema sencillo. Trate de tener modulos especificos y sencillos donde la terminal solucione un problema a la vez. A esto se le llama una especificacion inicial. Investigue si alguna otra unidad de negocio es afectada por este cambio. Verifique los cambios a realizar y los impactos que tendra en el personal, software, operaciones y logistica. Posiblemente tenga que adquirir software adicional para el control de proceso sin que este ligado a el uso de terminales portatiles.

Despues invierta algo en la programacion del mismo y pongalo a funcionar en una prueba piloto. Revise que los futuros usuarios puedan entender los menus y realicen una captura adecuada. Verifique los cuellos de botella y adapte la operacion para que se adecue a la nueva tecnologia. Una vez implantado el sistema otorguele un periodo de prueba decente en el que pueda evaluar si el nuevo sistema cumple con los requisitos con los que empezo (especificacion inicial). Es tentador el modificar las especificaciones durante el desarrollo (abstengase lo mas posible, ya habra revisiones o versiones adicionales) - trate de apegarse a los objetivos iniciales. Al final del periodo de prueba se realizara una evaluacion y se generaran los cambios adecuados.

Por ultimo, involucre a los usuarios en el proceso y deje que sean ellos los que le soliciten la implantacion de las terminales. De nada sirve el adquirir tecnologia, cueste lo que cueste, si los usuarios nunca la usaran. Es primordial que la alta gerencia tambien este comprometida para tomar la decision final - habra un costo y un beneficio que se tendran que evaluar. Hay que considerar que existe un fenomeno de "Resistencia al cambio" - es mucho mas sencillo el enseñarle a personal nuevo que entrenar al personal que ya conoce como trabajaba antes.

Finalmente quedara la adquisicion del proyecto y la compra de todas las terminales y equipos complementarios. Recuerde en adquirir los aditamentos necesarios para hacer una operacion agil. Si el personal esta en bodegas, adquiera fundas, clips de cinturon, baterias adicionales, bases de descarga de datos, recargadores de baterias, puntos de acceso, bases de montacargas y cualquier aditamento que haga que su implementacion sea todo un exito.

Informacion Adicional.

Estudios de mercado. Si despues de haber leido este documento tiene alguna duda de como una terminal portatil puede servir en su aplicacion con gusto lo atenderemos. Llamenos al numero que se encuentra en el encabezado de esta pagina y un representante analizara sus necesidades y le recomendar el equipo adecuado.

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